[3] 말을 잘하면 듣는 부담이 줄어든다.

논리력을 높이기 위해 말하고자 하는 내용과 순서를 총체적으로 파악하고 있어야 한다. 또한, 이를 정리하여 하나의 입체적이고 완벽한 이미지로 만들어야 한다. 그래야만 말하기 주제나 방식, 내용이 모두 명확해진다.

하지만 듣는 사람은 우리가 정리해낸 말의 구성과 내용을 이해하지 못할 수도 있다. 그 이유야 다양하겠지만 의미가 전달되지 않기는 마찬가지이다. 이런 상황에서 듣는 사람이 장시간 집중할 수 있도록 부담을 최대한 줄여줘야 한다.

어느 회사의 품질 점검의 달이 다가왔다. 사내의 두 조사관은 상사에게 품질에 대해 보고를 해야 했는데, 직원 A가 보고할 때 묘사한 내용은 이랬다.

“오늘부터 회사가 공식적으로 점검의 달에 돌입했습니다. 하지만 아시는 바와 k같이 최근 우리 회사 제품의 소프트웨어 시스템에 문제가 발생해서 많은 제품이 리콜되고 있습니다. 최근 2년간 제품의 품질 불량으로 인한 리콜 수가 계속 늘어나고 있습니다. 공장의 품질 관리에 문제가 있는 것은 아닌지 확인해주시기 바랍니다.”

직원 A의 보고를 받은 상사에게는 “많은 제품이 리콜되고 있다.”라는 내용만 남았다. 이때만 해도 그는 일부 개념이 모호했으나 직원 B의 보고를 받고 나서는 명확하게 이 문제가 얼마나 심각한지 알게 되었다.

“사실 실제 상황은 아주 심각합니다. 최근 2년간 우리 회사의 제품이 품질의 문제로 인한 리콜 사례는 평균적으로 매달 3.5건씩 늘어났습니다. 재작년에 소프트웨어 문제로 인한 리콜 제품은 90건이었지만 작년에는 120건으로 나타났고 올해는 6월까지의 리콜 수만 이미 70건에 달합니다.”

이때야 비로소 그 상사는 회사 제품의 품질 문제를 중요하게 생각해야 한다는 것을 깨닫게 되었다.

직원 A의 말은 명확하지가 않다. 그가 너무 많은 상상의 여지를 남겨 두었기 때문이다. “많은 제품이 리콜되고 있다.”라고 한다면 대체 그 수가 얼마큼인지. “제품의 품질 불량의 수가 계속 늘어나고 있다.”라면 얼만큼이 늘었는지 정확하게 서술해 상사가 문제의 심각성을 알게 할 수 있었으나 그는 이를 간과했다.

우리는 말할 때 더 정확하게 말하는 방법을 듣는 사람의 입장에서 고려해야 한다. 정확하게 말하는 능력은 먼저 상대방이 듣기에 힘들지 않은 말에 기초해야 한다. 만약 다른 사람과 이야기할 때 그 사람이 무슨 말을 하고 있는지 끊임없이 추측해야 한다면 그 대화는 실패한 것이다.

듣기에 힘들지 않게 말할 때 기억해야 할 것을 기억하자.

ⓐ 대화의 신비감을 건네고 목적지를 향해 가라

중요한 일과 관련이 없더라도 우리는 상대방에게 전달할 말이 많다. 그래서 말하기 전에 분명한 목적을 가진 일부 정보를 전달하는 것이 필수적이다. 그렇지 않으면 듣는 사람이 처음부터 끝까지 들어야 무슨 말을 하는지 알 수 있기 때문이다.

사전에 입수된 정보에 신비감을 느끼고 대화에 참여하면 마치 흥미로운 여행을 하는 것처럼 의견을 나눌 수 있다. 하지만 지속해서 신비감만을 유지한다면 듣는 사람도 지겨움을 느낀다. 대화 초반에 상대방이 신비로움을 느꼈다면 본격적으로 목적지를 향해 가야 한다. 그래야만 상대방은 대화의 의미를 전달받는다.

ⓑ 큰 주제를 알려주고 듣는 부담을 줄여줘라

듣는 사람의 부담을 줄이는 것은 대략적인 내용을 전달하는 것에서부터 시작한다. 말하기 초반에 이 대화의 주제가 무엇인지 효과적으로 알리는 분류법이 있다. 대항목의 개수를 알려주고 대항목에 제목을 붙이는 방법이다.

먼저 자신이 머릿속으로 그린 전체적인 그림과 이미지를 듣는 사람이 의식할 수 있도록 표현하라.

대화 초반에 상대방에게 한 마디로 주제를 알려라.

분류법을 사용해 결론 도입 전에 먼저 내용 구성의 대항목을 듣는 사람에게 알려라.

ⓒ 상황에 따라 정보 전달 방식을 다르게 선택하라

(1) 언어 표현 형식 두 가지

· 구체적인 표현 형식 : 어떤 상황에서든 사람들에게 인상을 나길 수 있다.

· 추상적인 표현 형식 : 사람들을 이해시킬 수는 있지만 인상을 남기기는 어렵다.

교류의 목적은 상대방이 이해하는 데 그치는 것이 아니라 그가 당신의 관점을 받아들이는 데 있다. 그래서 추상적인 표현 형식을 사용할 때 이를 구체적인 정보 전달로 전환할 수 있어야 한다.

구체적인 정보 전달 방식은 명확해야 하며 구체적인 데이터나 수치를 근거로 삼아야 한다. 구체적인 사례도 근거가 될 수 있다.

(2) 구체적인 데이터 제시

불명확한 말하기는 ‘대폭 감소한’,‘아주 많은’,‘큰 폭으로 증가한’과 같은 표현 방식을 사용한다. 구체적인 수치가 없고 감각에 의존한 표현이므로 사람들이 주된 내용을 이해하는 데 불리하다. 구체적인 데이터로 이를 대신해야 한다.

“당기 업적이 큰 폭으로 떨어지는 추세를 보인다.”는 추상적이지만 이를 “전기와 비교했을 때 당기 업적 하락폭은 10%에 달하고, 회사의 손해는 200만 달러에 달합니다.”와 같이 달리 표현하면 구체적으로 숫자를 제시한 게 된다.

(3) 구체적인 사실 증명

어떤 관점을 전달할 때 구체적인 사례로 증명하면 말의 구체성을 높이는 데 도움이 된다. 특히 듣는 사람이 상대방과 경험의 공통점을 발견하게 되면 자연스럽게 공감하고 그의 말을 인정하게 된다.

말하는 사람이 편하게 듣도록 고려해준다면 당신의 생각이 어떠하다는 것을 명확하게 알 수 있다. 더불어 상대방이 당신의 말에 동의하고 돕기도 더 편하다. 더 중요한 것은 당신과의 대화가 즐겁다는 것을 느끼게 된다는 것이다. 이런 긍정적인 인식이 생기고 나면 두 사람의 관계는 자연스럽게 더 가까워진다.